Perbaikan Berkesinambungan (Kaizen)

Perbaikan Berkesinambungan (Kaizen)


Pendahuluan

1. Kaizen merupakan konsep negara Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat, faktor manusia merupakan dimensi yang terpenting dalam perbaikan dan produktifitas.

2. Perbaikan yang berkesinambungan merupakan salah satu unsur yang paling fundamental dari TQM, dimana konsep perbaikan berkesinambungan diterapkan baik terhadap produk maupun orang yang melaksanakannya.

Maksud dan Tujuan.

3. Maksud dari naskah ini adalah secara sederhana memberikan gambaran tentang perbaikan berkesinambungan (kaizen) sehingga dapat memberikan perspektif dan dimensi kualitas secara umun maupun TQM dalam beberapa perilaku terhadap aktivitas organisasi.


Ruang lingkup dan Tata urut.

4. Ruang lingkup naskah ini meliputi sebagian hal-hal yang berkaitan dengan pemikiran mengenai kualitas dengan tata urut sebagai berikut :

a. Pendahuluan

b. Maksud dan Tujuan

c. Ruang Lingkup dan Tata Urut.

d. Arti pentingnya perbaikan berkesinambungan, pendekatan perbaikan berkesinambungan, aktivitas perbaikan berkesinambungan, struktur perbaikan kualitas, pendekatan ilmiah, identifikasi kebutuhan akan perbaikan, proses perbaikan dan pengendalian, pembelajaran dan perbaikan berkesinambungan, strategi perbaikan, pendekatan kaizen.

e. Kesimpulan dan Saran

f. Penutup




Arti pentingnya perbaikan berkesinambungan.

5. Persaingan global dan selalu berubahnya permintaan pelanggan merupakan alasan perlunya dilakukan perbaikan berkesinambungan. Untuk mencapai perbaikan yang berkesinambungan, manajer senior tidak cukup bila hanya menerima ide perbaikan tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo”, dimana pelaksanaan perbaikan berkesinambungan meliputi proses :

a. Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan.
b. Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efesien.
c. Evaluasi ulang, standarisasi dan penanggulangan proses.


Pendekatan perbaikan berkesinambungan.

6. Untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal, manajer harus mengubah organisasi, manajer haruslah selalu melakukan perbaikan dimana perubahan lingkungan eksternal semakin cepat, maka manajer harus melakukan perbaikan yang berbeda dan lebih sering atau dengan kata lain mereka harus melakukan perbaikan berkesinambungan yang merupakan usaha konstan untuk mengubah dan membuat sesuatu menjadi lebih baik. Pendekatan TQM terhadap perbaikan berbeda dengan pendekatan tradisional, dimana perbedaan-perbedaan pokok itu antara lai :

a. Alasan, dimana dalam pendekatan tradisional perbaikan akan terjadi apabila ada pengembangan produk baru dan reaksi terhadap masalah-masalah yang menonjol, sedangkan dalam TQM manajer memperbaiki setiap aspek dalam sistim organisasi pada setiap kesempatan, bahkan pada saat tidak ada masalah sekalipun.

b. Pendekatan, dalam hal pendekatan yang dilakukan secara tradisional manajer melakukan perbaikan dengan mencoba-coba, sedangkan dalam TQM menejervmenggunakan metode ilmiah untuk mempelajari perubahan yang diusulkan dan akibat yang dapat ditimbulkan.

c. Respon terhadap kesalahan, dalam pendekatan tradisional manajer tidak toleran terhadap kesalahan karena mereka memandang kesalahan sebagai kegagalan personal dan mereka merespon hal tersebut dengan hukuman untuk menakuti-menakuti yang salah, hasilnya adalah ketakutan dan usaha untuk menutupi kesalahan sedangkan dalam TQM kesalahan tidak disukai namun akan tetapi manajer memandang kesalahan kesempatan untuk belajar dimana setiap orang secara terbuka mengakui kesalahan karena manajer tidak mencari orang yang salah akan tetapi berusaha untuk memperbaiki sistim atau proses.



d. Perspektif terhadap pengambilan keputusan. Dalam pendekatan tradsional manajer membuat keputusan secara politis bermanfaat untuk mencapai tujuan jangka pendek personal sedangkan dalam TQM manajer membuat keputusan untuk mendukung tercapainya tujuan strategis jangka panjang.

e. Pendekatan manajerial, dalam pendekatan tradisional manajer mengadministrasikan sistem yang ada dan memeliharanya sedangkan dalam TQM manajer tertantang untuk melakukan perbaikan strategik untuk memenuhi permintaan dimasa yang akan datang, pada saat yang sama manajer juga melaksanakan sistim yang asa untuk memenuhi permintaan.

f. Wewenang, dalam pendekatan tradisional manajer membagikan wewenang dati atas ke bawah melalui peraturan dan kebijakan sedangkan dalam TQM manajer puncak masih memegang wewenang tetapi dibagikan dengan mengkomunikasikan pandangannya dan memberdayakan para karyawan untuk merealisasikan pandangan tersebut.

g. Fokus, dalam pendekatan tradisional manajer berfokus kepada perbaikan hasil bisnis melalui penentuan kuota dan targer. Mereka mendelegasikan tanggung jawab tanpa memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengubah sistim yang menghambat hasil sedangkan dalam TQM manajer berfokus kepada perbaikan hasil bisnis melalui perbaikan kemampuan sistim dimana mereka memfokuskan pada alat dan hasil karena meraka bertanggung jawab untuk memperbaiki sistim itu.

h. Pengendalilan, didalam sistim tradisional manajer mengandalikan organisasi dengan menghitung skor kerja individu, memeriksa laporan kerja reguler dan mengevaluasi kinerja mereka sedangkan dalam TQM manajer secara statistik mempelajari variasi untuk memahami penyebab kinerja yang buruk dan mengubah sistim untuk memperbaiki kinerja.

i. Alat, di dalam pendekatan tradisional manajer mendelegasikan alat untuk memperbaiki pada staf atau bawahan yang memeikirrkan bagaimana cara untuk mencapai target yang telah ditetapkan sedangkan dalam TQM manajer mengasumsikan tanggung jawab sebagai alat untuk melasanakan perbaikan yang dilakukan oleh staf atau bawahan.


Aktivitas perbaikan berkesinambungan.

7. Ada lima aktivitas pokok dalam perbaikan berkesinambungan yang dapat dilakukan secara terintegrasi, yaitu :



a. Komunikasi, dimana komunikasi ini merupakan aspek yang sangat penting dalam perbaikan berkesinambungan karena tanpa adanya komiikasi yang baik maka perbaikan berkesinambungan juga tidak dapat dilakukan dengan baik pula, dimana komunikasiini tidak hanya terjadi diantara anggota tim saja tetapi komunikasi antar tim dalan suatu manajemen juga diperlukan dimana dengan adanya komunikasi dapat berguna memberikan informasi sebelum, selama, dan sesudah usaha perbaikan.

b. Memperbaiki masalah yang nyata/jelas, yaitu permasalahan yang terjadi sering sekalli tidak jelas, sehingga diperlukan penelitian untuk mengidentifikasikan dan mengatasinya, oleh karena itu pendekatan ilmiah sangat penting dalam TQM.

c. Memandang ke hulu, yaitu mencari penyebab suatu masalah, bukan hanya gejalanya akan tetapi lebih kepada penyebab dengan menggunakan diagram sebab akibat sebagai pemisah antara penyebab dan gejala.

d. Mendokumentasikan kemajuan dan masalah, dimana dokumentasi masalah dan kemajuan yang dilakukan sangat penting sebagai bahan pertimbangan jika dikemudian hari dijumpainya masalah yang sama, maka pemecahannya dapat dilakukan dengan cepat.

e. Memantau perubahan, yaitu pemantauan secara objektif terhadap kinerja suatu proses setlah diadakannya perubahan perlu dilakukan, karena kadangkala solusi yang diajukan untuk suatu masalah belum tentu memecahkan masalah tersebut secara tuntas.


Struktur perbaikan kualitas.

8. Perbaikan kualitas tidak akan terjadi begitu saja, tetapi harus direncanakan dan dilaksanakan secara sistimatis dalam tahap demi tahap agar suatu organisasi dapat melakukan perbaikan berkesinambungan harus terstruktur dengan tepat dalam langkah-langkah perbaikan kualitas antara lain :

a. Dapat dibentuknya Dewan Kualitas, yaitu pihak yang bertanggung jawab atas perbaikan berkesinambungan yang terdiri dari mengadakan, mengkordinasi dan melembagakan perbaikan berkesinambungan kualitas dalam tahunan.

b. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan Kualitas, dimana tanggung jawan yang telah disetujui oleh puncak pimpinan perlu disusun dan disitribusikan agar setiap anggota dewan dan karyawan lain memahami tanggung jawab dewan kualitas, yang meliputi :

1) Rumusan kebijakan yang berkaitan dengan kualitas.
2) Patok duga dan dimensi yang akan ditetapkan.
3) Proses pembentukan tim dan pemilihan proyek
4) Sumber daya yang dibutuhkan.
5) Implementasi proyek.
6) Ukuran kualitas untuk memantau kemajuan dan melakukan usaha pemantauan.
7) Program penghargaan dan pengakuan yang digunakan.

c. Membangun infrastruktur yang diperlukan, dimana Dewan Kualitas merupakan basis usaha kualitas organisasi, akan tetapi infrastruktur kualitas juga diperlukan untuk mendukung usaha perbaikan yang dilakukan.


Pendekatan ilmiah.

9. Pendekatan ilmiah merupakan salah satu konsep fundamental yang membedakan TQM dengan pendekatan-pendekatan cara menjalankan bisnis jenis lain dimana pendekatan ilmiah merupakan sarana pengambilan keputusan yang didasarkan kepada data-data, fakta dengan mencari sumber penyebab suatu masalah dan menguapyakan pemecahannya atau membuat solusi secara permanen. Untuk melaksanakan pendekatan ilmiah dalam TQM diperlukan empat langkah, antara lain :

a. Mengumpulkan data yang berarti, yaitu data yang bebas darikesalahan pengukuran dan prosedur dengan memutuskan dengan tepat jenis data yang dibutuhkan, cara pengumpulannya, sumber data, cara pengukurannya, dan akurasinya.

b. Mengidentifikasi sumber penyebab suatu masalah, yaitu dengan mengidentifikasikan sumber penyebab masalah dengan menggunakan diagram sebab akibat, diagram Pareto, check sheet, histogram, scatter diagram, run chart dan control chart, stratifikasi.

c. Mengembangkan dan menghasilkan solusi yang tepat, dimana solusi tidak didasarkan pada dugaan atau intuisi, tetapi solusi yang tepat dihasilkan dari pendekatan ilmiah yang menggunakan data yang relevan dan akurat serta mengidentifikasikan sumber penyebab masalah untuk memecahkan masalah.

d. Merencanakan dan melakukan perubahan, dimana pendekatan ilmiah memerlukan perencanaan yang berguna untuk mengantisipasi kebutuahn dan sumber daya yang tersedia, serta masalah dan cara penanganannya.


Identifikasi kebutuhan akan perbaikan.

10. Organisasi memiliki sumber daya yang sangat terbatas, oleh karena itu sumber daya tersebut harus dioptimalkan dan digunakan untuk menghasilkan manfaat yang paling besar, satu-satunya cara untuk memperoleh manfaat tersebut adalah meneliti secara seksama bagian mana yang memerlukan perbaikan, ada empat strategi yang dapat diterapkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, yaitu :

a. Menerappkan multi-voting, yaitu mencakup penggunaan teknik brainstroming untuk menyusun daftar proyek perbaikan potensial, kemudian daftar tersebut dipilih proyek untuk mendapatkan prioritas untuk dilaksanakan.

b. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, dimana dalam strategi ini pelanggan dilibatkan dalam proses identifikasi kebutuhan akan perbaikan sehingga kebutuhan pelanggan tersebut dijadikan dasar bagi proyek perbaikan.

c. Mempelajari penggunaan waktu, yaitu strategi ini mempelajari bagaimana karyawan memanfaatkan waktunya, apakah mereka mencurahkan sebagian besar waktunya untuk proses, masalah, atau situasi kerja tertentu sehingga penggunaan waktu tersebut dapat menjadi tanda adanaya masalah.

d. Melokalisasikan masalah, yaitu membatasi tempat, saat dan jjumlah terjadinya suatu masalah dengan demikian sumber masalah dapat ditemukan dengan baik.


Proses perbaikan dan pengendalian.

11. Proses perbaikan dan pengendalian dibentuk oleh empat building blocks, yaitu input, transformasi, output dan customer value. Setiap output memiliki pelanggan, baik internal maupun eksternal, dimana ada empat elemen dasar dari proses perbaikan dan pengendalian yang terdiri dari empat tahap, yaitu :

a. Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan, TQM tidak menggunakan alat penilaian kinerja individu,tetapi digunakan manajer untuk mengkomunikasikan visi dan misi serta menetapkan tujuan yang realistis berdasarkan umpan balik mengenai kinerja yang ada.

b. Pengukuran, dimana dalam tahap ini ditetapkan pengukuran yang tepat dan data yang diperlukan untuk penilaian kerja.

c. Studi, dalam tahap ini manajer menganalisa data dengan menggunakan metode statistik dan alat serta teknik lain untuk mengetahui penyebab penyimpangan, berbeda dengan pendekatan tradisional yang lebih kepada memperioritaskan pada evaluasi dan mencari orang yang bersalah sedangkan TQM lebih kepada mencari penyebab penyimpangan yang kemudian akan diperbaiki.

d. Tindakan, yaitu pada tahap ini mengandung arti melakukan tindakan koreksi berdasarkan pengetahuan yang diperoleh dari umpan balik.

Pembelajaran dan perbaikan berkesinambungan.

12. Pembelajaran merupakan elemen penting dalam perbaikan. Pembelajaran memberikan dasar rasional untuk bertindak yang merupakan elemen penting kedua dalam perbaikan, hal-hal yang harus diperhatikan dalam dalam merancang sistim perbaikan organisasi adalah pendidikan, teladan manajer, tanggung jawab yang jelas, perbaikan diidentifikasikan sebagai strategi yang penting, identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan, metode sistimatis untuk perbaikan, pelatihan, review teradap perbaikan, identifikasi hambatan perbaikan, mekanisme untuk membagi pembelajaran dan pembelajaran sistimatis.


Startegi perbaikan.

13. Didalam dunia bisnis dan industri dikenal barbagai macam proses, tidak ada satu-satunya cara yang tepat digunakan untuk memperbaiki proses yang ada. Meskipun demikian ada beberapa strategi standar yang bisa digunakan untuk memperbaiki proses secara berkesinambungan, antara lain :

a. Menggambarkan proses yang ada, ini ditempuh untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat usaha perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses secara mendalam, strategi ini terdiri dari : membentuk batasan proses, membuat flowchart yang menggambarkan cara aliran kerja, melakukan pengujian dan verifikasi, segera memperbaiki setiap masalah yang teridentifikasi.

b. Membakukan proses, dimana untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan setiap orang yang terlibat dalam operasi harus menggunakan prosedur yang sama, semua karyawan perlu menggunakan prosedur yang paling baik, efektif dan efesien, langkah pembakuan proses ini adalah : mengidentifikasi praktek terbaik yang dikenal saat ini dan mencatatnya, menguji praktek terbaik tersebut untuk menentukan apakah praktek tersebut memang yang terbaik dan kemudian memperbaikinya bila perlu, menjamin bahwa proses baku yang baru tersebut digunakan oleh setiap orang dalam organisasi, mencatat kinerja proses dan memperbaharui catatan tersebut secara terus menerus serta menggunakannua untuk mengidentifikasia cara untuk memperbaiki proses.

c. Menghilangkan kesalahan dalam proses, strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan yang sering terjadi dalam operasi suatu proses.

d. Merampingkan proses, strategi perampingan proses ini dengan mengurangi persediaan, mengurangi siklus produksi dan menghapus dan menghapus tahap-tahap yang tidak perlu, jika proses telah dirampingkan maka setiap tahap didalamnya memberikan kontribusi yang nyata bagi pencapaian tujuan yang diinginkan dan memberikan nilai tambah.

e. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi, yaitu dengan mengidentifikasi sumber-sumber yang dapat berpotensi membuat variasi dimana dapat dilakukan dengan melacak perbeedaan-perbedaan yang timbul karena faktor manusia, mesin, instrumen pengukuran, material, sumber material, kondisi operasi dan waktu operasi.

f. Menerapkan pengendalian prases statistikal, dimana metode ini memungkinkan dilakukannya penghapusan variasi yang dikarenakan oleh penyebab khusus timbulnya variasi, dengan demikian proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten yang pada akhirnya mendukung upaya perbaikan proses tersebut.

g. Memperbaiki rancangan, yaitu merupakan cara yang terbaik untuk memperbaiki desain proses melalui program eksperimen aktif yang meliputi langkah-langkah sebagai beriku : Menentukan tujuan eksperimen, menentukan faktor-faktor yang dapat diukur, merancang eksperimen yang dapat mengukur faktor-faktor kritis dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang relevan, memulai eksperimen, memimpin/mengadakan eksperimen, menganalisis hasil yang dicapai, mengambil tindakan berdasarkan hasil yang dicapai.


Pendekatan kaizen.

14. Kaizen merupakan istilah bahasa Jepang terhadap konsep countinous incremental improvement, kai berarti perubahan dan zen berarti baik, jadi kaizen mengandung pengertian melakukan perubahan agar lebih baik secara terus menerus dan tiada berkesudahan, aspek yang menjadi perbaikan dalam kaizen mencakup orang dan proses. Konsep kaizen menurut Masaaki Imai adalah sebagai berikut :

a. Sistim nilai kaizen, yaitu perbaikan/penyempurnaan yang berkesinambungan yang melibatkan setiap orang dalam organisasi dimana unsur kaizen sendiri terangkum dalam : Fokus kepada pelanggan, pengendalian kualitas terpadu, robotik, gugus kendali kualitas, sistim saran, otomatsasi, disiplin ditempat kerja, pemeliharaan produktivitas terpadu, kanban, penyempurnaan kualitas, tepat waktu, tanpa cacat, aktivitas kelompok kecil, hubungan kerja sama karyawan dan manajemen serta pengembangan produk baru.

b. Peranan manajemen puncak, yaitu manajemen puncak memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan beberapa hal berikut, yaitu : Mengintroduksi kaizen sebagai strategi perusahaan, memberikan dukungan dan pengarahan untuk kaizen dengan mengalokasikan sumber daya, menetapkan kebijakan kaizen dan sasaran fungsional silang, meralisasikan sasaran kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit, serta dengan membuat sistim, prosedur, dan struktur yang membantu kaizen.

c. Peranan manajemen madya dan staf, dimana terdapat keterlibatan dan tanggung jawab manajer madya dan staf yang meliputi : Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional silang, mempergunakan kaizen dalam kapabilitas fungsional, menetapkan dan memelihara serta meningkatkan standar, mengusahakan agar karyawan sadar kaizen melalui program latihan intensif, serta membantu karyawan memperoleh keterampilan dan alat pemecahan masalah.

d. Peranan penyelia, dimana penyelia ini bertanggung jawab dalam : Mengunakan kaizen dalam peranan fungsional, memformulasikan rencana untuk kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan, menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi, mendukung aktivitas kelompok kecil dan sistim saran individual, mengintroduksi disiplin ditempat kerja, memberikan saran kaizen.

e. Peranan karyawan, yaitu setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk : Melibatkan diri dalam kaizen melalui sistim saran dan aktivitas kelompok kecil, mempraktikkan disiplin ditempat kerja, melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah yang baik, meningkatkan keterampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang.


Alat-alat implementasi kaizen.

15. Alat lain yang dapat dipergunakan dalam implementasi kaizen adalah sebagai berikut :

a. Kaizen checklist, yaitu salah satu cara untuk mengidentifikasikan masalah yang yang dapat menjadikan peluang bai perbaikan dengan menggunakan suatu daftar pemeriksaan terhadap faktor-faktor yang besar kemungkinannya membutuhkan perbaikan, faktr-faktor ini terdiri dari : Personil, teknik kerja, metode kerja, prosedur kerja, waktu, fasilitas, peralatan, sistim, perangkat lunak, alat-alat, material, layout pabrik, volume produksi, sediaan dan cara berfikir.

b. Kaizen Five-Step Plan, yaitu rencana lima langkah yang merupakan pendekatan dalam implementasi kaizen yang digunakan perusahaan-perusahaan Jepang yang terdiri dari : Mengatur atau membereskan, menyimpan dengan teratur, membersihkan, kebersihan pribadi, disiplin.

c. Lima W dan satu H, yairu alat yang digunakan secara luas sebagai alat manajemen dalam berbagai lingkungan yaitu Who, Why, Where, What, When dan How.



d. Five-M checklist, yaitu alat ini memfokuskan pada lima faktor kunci yang terlibah dalam setiap proses, yaitu : orang, mesin, material, metode, dan pengukuran, dimana dalam setiap proses perbaikan dapat dilakukan dengan jalan memeriksa aspek-aspek proses tersebut.

Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan

Bahwa perbaikan yang berkesinambungan merupakan salah satu unsur yang paling fundamental dari TQM, dimana konsep perbaikan berkesinambungan diterapkan baik terhadap produk maupun orang yang melaksanakannya ternyata mempunyai hubungan yang sangat signifikan didalam penentuan keberhasilan dari suatu produk perusahaan karena dengan memperhatikan kualitas maka hasil produk akan dapat bersaing dipasar global secara sehat dengan memperhatikan penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan, pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efesien dan evaluasi ulang, standarisasi dan penanggulangan proses.

2. Saran

Sehubungan dengan kesimpulan yang diperoleh dari hasil tinjauan ini maka untuk menjadikan kualitas sebagai perbaikan yang berkesinambungan, maka perusahaan ataupun pihak manajemen harus memperhatikan berbagai aspek, yaitu : Arti pentingnya perbaikan berkesinambungan, melaksanakan pendekatan perbaikan berkesinambungan, melakukan aktivitas perbaikan berkesinambungan, meninjau struktur perbaikan kualitas, melakukan pendekatan ilmiah, mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, melaksanakan proses perbaikan dan pengendalian, melakukan pembelajaran dan perbaikan berkesinambungan, membuat strategi perbaikan, serta melakuakn pendekatan kaizen agar produk perusahaan dengan kualitas yang dapat dipertanggung jawabkan maka hasil produk akan dapat bersaing dipasar global secara sehat dan secara keseluruhan dapat meningkatkan profitabilitas.

Penutup

Demikian uraian singkat dan resume perbaikan yang berkesinambungan, semoga ada manfaatnya bagi pembaca dan khususnya bagi penulis. (Penulis adalah Alumnus Program Pasca Sarjana Megister Management Unsuoed Purwokerto)